带你拆解开会全流程_一个完整的会议流程「问人人知识网」

同事前段时间想组织一个项目会议，但他没有任何经验，于是跑来向我求助。
我给了他一份开会安排表格，简单讲解几句，让他照着实践一遍，现在他已经可以独立策划一场会议。
大多数人印象里，开会等于拉上几个同事在会议室讨论下，就算完成，但如果想要取得不错的开会效果，这些还远远不够。
运营出身的我，习惯把每一件事情进行拆解，做成模板，当我把这一套运用到开会时，发现意外地好用。今天，就把方法和原理分享给大家。
一、要想掌控开会节奏，写一份开会策划
互联网公司上线一个活动之前，都要求负责人给一份活动策划，但到了安排开会，大多数人却没有写策划的习惯。如果你想要会议更有效率，不妨试着改变一下，写一份开会策划。
活动策划如何来写呢？要点是明确策划的背景、目的、想要达到的效果，再根据具体情况调配人员、物料以及资金资源。
给大家一份策划表参考格式：
1、背景
2、目的
3、预期结果
4、开会主题和时间
5、参会人员通知
6、会议室预约
7、PPT/文件等准备材料
8、饮料和食物准备
9、特殊情况安排
写完之后，对这次开会你会有一个大概的了解，不再慌慌张张，也减少了安排中可能的遗漏事项。
二、不开无目的会议，准备工作要到位
曾在开会时遇到会议室撞期，到会人员不齐，大家没有带解决方案，开会变成指责会……各种各样的尴尬，既影响同事的心情，也偏离会议目标。如果能在开会前做好准备工作，可以极大地避免这类状况。
准备工作可按照开会策划来进行安排。
1、确定参会人员名单，征集大家有空的时间段。
2、预约会议室时间，比开会时间适当延长半个小时到1个小时。
3、将开会背景、开会目的、各部门准备事项群发给参会人员，让大家提前准备。
4、准备PPT、电子文档等基础资料，检查投影仪是否无故障。
5、开会前15分钟，再次提醒大家准时开会，避免开会时间人员不齐。
6、如果开会的时间较长，有预算条件的话，可准备一些下午茶、水果、甜品等。
开会组织人，虽然权力上更大，但也要有服务所有参加会议人的意识，给大家一个舒适的环境，激发思维。
三、解决问题，共同营造开会氛围
很多时候，我们开会开到一半，没有人说话，或者变成了责骂。为了避免这种情况，在大家都到齐之后，为了促进会议的顺利进行，负责人需要注意流程把控。
1、介绍此次开会的背景和目的。
2、分享准备好的资料，讲述项目情况，以及突破点。
3、让参会人员提出疑问，现场梳理解决方向。
4、欢迎各种脑暴和创意激发，讨论途中禁止责骂和推诿。
5、每开会50分钟，最好休息10分钟左右。
6、每次讨论征集差不多，组织人要进行一个简短的总结发言，然后点明进入下一阶段讨论。
讨论过程中，组织人主要起到开会的推进作用，大家没有想法的时候点出新思路，想法太多时指明先用哪些想法。
四、总结会议笔记，发给参会人员
其实我刚开始进入职场并没有写会议笔记的习惯，但后来被一位领导强制写会议笔记，之前容易忘事，写了会议笔记之后，再也没有遗漏事情，从此就养成了习惯。
如何写会议笔记？会议笔记不是流水账记录，除了写开会的情况，还应加上可行性建议，方便参会人员找到自己职责范围内的任务，以及下一步行动方向。
接下来给大家一份会议笔记参考模板：
1、会议时间和参会人员
2、会议背景和目的
3、会议主题
4、各方的讨论和建议
5、总结和接下来计划
6、每个人的任务安排
虽然看起来简单，但用起来效果不错，利于同步信息，沟通起来清晰明了。
五、材料归档，安排下一次开会时间
最好建立一个专门的项目文档，按照阶段和日期，把材料进行归档，这样以后每次需要查阅什么资料，你马上就能找到，节省时间。
在归档环节，如果时间足够，最好总结一下这次开会，你在哪些地方做的好，哪些地方存在不足，下次应该如何改进。
安排了每个人的任务之后，会议组织人还要给出截止时间，负责验收结果，同时安排下一次会议。
【带你拆解开会全流程_一个完整的会议流程】结尾
看完以上五步，相信你已经学会怎么安排一次开会。有任何疑问，欢迎在评论区讨论交流。