（３）所接电话一般都应有记录，必要时使用录音电话，并时常检查自己对所接电话的处理情况 。
（４）来电话者要找的人不在时，问清是否需要代为转告，不清楚的事情不盲目回答 。
16、电话记录有哪五个部分？
答：一是来电时间、包括年、月、日、时、分；二是来电单位、姓名及电话号码；三是来电内容；四是处理意见和领导批示；五是接电话记录人 。
17、什么是文书？
答：指个人、社会组织、政党集团、国家政权在社会活动中为了一定目的而形成并使用的特定格式的文字资料 。
18、什么是文件？
答：通常所说的文件，是指机关、团体、部队、企事业单位制发使用的具备一定格式的公务文书 。
19、什么是会签？
答：两个及两个以上机关联名行文，须经各联名机关的领导同志联名签署 。联名签署文件的过程称作会签 。会签本身也是一种会商，但大量的实质性的会商工作应在会签之前进行 。
20、什么是传达范围？
答： 指可以听到宣读文件的人员范围 。文件需要传达到哪个范围，一般都是根据临时情况确定的，文件中应当注示清楚 。

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