销售助理的述职报告怎么写?( 四 )


4、协助分公司经理的文档(表格)处理等,建立完善的电子与纸质相对应的档案管理系统 。首先我是按照总公司档案中心建议分类方式的指引进行整理,分别列出一级类目、二级类目 。以同样的思路建立相对应的电子档案,通过链接的形式可以更加方便地找出文件所在的位臵 。
每月月底定期对档案进行归档、汇总整理,做到及时更新 。同时协助总办秘书定期提交相关客户资料(包括经销商、门店系统、日常往来单位等),建立良好的.客户往来关系搭建夯实的平台 。
5、协助总部人事行政部,进行分公司相关证照年检工作(工商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、卫生许可证、劳动年审等) 。
6、负责办公室卫生,目前分公司采取卫生值日制轮流排班做清洁,从而更好地加强了员工主人翁精神 。
7、办公用品管理
将现有的办公用品库存数量进行盘点,认真做好库存表,做好办公用品领用登记,按需所发,按时清点,以便能及时满足大家工作的需要 。
8、办公环境的维护工作网线、电脑、一体机等硬件、软件设施都需要设有专人负责管理,如果出现一般的问题,经常都是大家互相帮助 。这样做一方面可以减少行政费用的开支,另一方面也可以锻炼大家的团队合作精神 。如果出现疑难问题我们再请专业的IT服务公司处理 。
9、固定资产、低值易耗品、促销物料的管理
按照总公司财务部及综合管理部要求,主要负责对公司固定资产、低值易耗品、促销物料管理,登记其种类、规格、使用人情况、存放地点、领用日期等 。公司促销物料目前由市场督导在负责日常领出流水账登记,每月月底盘点物料其使用情况、库存情况,将数据报至总公司财务及综合管理部 。
10、完善员工福利,丰富员工的业余生活,增加其团队凝聚力 。充分利用每月生日聚会的形式,增加员工的归属感,借此机会互相交流 。
二、负责分公司人事工作
1、协助总部人事行政部,办理新员工入职、员工岗位异动(调整)、离职等用工手续,完善分公司人事档案、培训档案,建立有效的用工机制 。
1、1人事档案管理
1、1、1真实性
对于员工提供的资料要严格按照公司制定的入职标准来收取,在收取资料复印件时要复查其资料正本的真实性 。相关档案的建立要收取新员工的原单位离职证明、户口本、身份证、学历证书、相片、办理社保、公积金资料、相关职称资格证书等 。
1、1、2完整性
要结合公司的实际情况,制定准备收取档案的内容,并根据这些内容制定完善的归档程序,制定相对应的电子档案,以便于可以日后随时抽取员工的相关资料,办理相关事宜,这样在很大程度上可避免工作上的重复性 。