靠谱的人是如何写电子邮件的_电子邮件怎么填写「问人人知识网」

如今，微信、钉钉等即时通信软件在工作场景中的使用频率越来越高，但不可否认的是，电子邮件依然发挥着不可替代的作用，尤其是在面对公司高层领导，以及外部重要客户时，一封庄重而得体的邮件，永远是职场人的加分项。
那么，如何写出让对方看过之后觉得专业并乐于回应的邮件？如何管理邮件，才能让工作变得顺利而高效？
其实邮件和电话、面谈一样，有很多学问讲究。以下，Enjoy：
作者：服部周作
来源：管理的常识（ID:Guanlidechangshi）
01
用5D法则
积极地管理电子邮件
电子邮件很容易转移人的注意力，尤其在枯燥的上班时间，更是很棒的消遣。你越是投入，越容易沉迷；表面上是正儿八经的工作，实际上毫无效能可言，因此你需要一套有凭有据的处理原则。
我的原则就是5D：
授权（delegate）
删除（delete）
延后（defer）
精简（deword）
注销（deactivate）
1.尽可能把写电子邮件的工作授权出去
在麦肯锡全球研究院2012年7月的报告中，我们的财经智囊写道：“在2012年，知识工作者平均有28%的工作时间花在处理电子邮件上。”也就是说，如果一天工作12小时，就有3.4小时在写电子邮件。听起来很不可思议吧？
可是我们都知道专注、投入才能取得好的成果。随着你转型成为领导者或希望担任领导职位，你必须学会克制住一收到信就马上回复的冲动，开始学习把这项工作分配出去。
找个可信赖的团队成员，把一部分重要的电子邮件交给他负责，这个成员也需要历练及空间来展现能力。
找助理替你管理工作日程安排，因为沟通、确定准确的日程属于他们的工作范畴。
有些人认为指派后勤工作是经理的职责，不过那仅限于某个项目如果失败你就会一无所有的时候。不然的话，尽量避开后勤工作。
2.在路途中删除所有琐碎的电子邮件
出差以及上下班通勤途中的时间很宝贵，应该要妥善利用。如果你很累，打个小盹当然是可以的，否则请把这个时间拿来删除电子邮件。
长期来看，这么做可以替你省下很多时间，也可以让你觉得工作很有效率。
做这件事的时候，你应该把焦点放在处理琐碎的电子邮件，而非阅读信件，除非真的非常紧急。
根据《财富》杂志：“电子邮件管理公司Baydin分析了500万封电子邮件。每个使用者平均每天会收到147封邮件，删掉71封（也就是48%）。”
干净的收件信箱不只可以释放出空间，你也更容易找出重要信息。
3.延后处理电子邮件
有些电子邮件回复起来很有乐趣。举例来说，如果徒弟写信给你，你会想马上回信；如果大学好友写信给你，马上想动手回信也是本能反应。
虽然这些信很有趣，回完信也会有完成一件事的成就感，但如果快速草草回复的话，你也容易让自己陷入内疚之中。
出现这种想马上回复的冲动时，具有“延后”心态很重要。
我通常的做法是把那封信移到某个收件箱（或直接转寄给自己，事后再用自己的名字排序找出邮件），当天或那周再另外找一段完整的时间去回复。
4.精简邮件用字
写完每一封电子邮件之后，检查一般的拼写或语法错误的时候，也要加入“精简用字”的习惯。方法很简单：删掉不必要的赘字。
有些赘字很明显，如“为了达到”（in order to）、“事实上”（as a matter of fact）、“是否”（whether or not），等等。
5.周五晚上关闭邮箱功能，直到你设定的时间才开启
这显然最难做到，现在我们随时都能连接网络，查看电子邮件尤其是处理工作上的邮件，变得非常方便，然后我们就产生了期待，期待24小时随时得到响应。
现在我们已经无法想象一个没有电子邮件和手机的世界了。一再有研究表明，人们的等候耐心因此大幅降低，“等候焦虑症”已成为一大问题。
然而，要做到有效率且有效能，就必须有一套行之有效的规则。一个常用的经验法则是：只在星期天晚上査看或回复电子邮件。
02
一个常见的应用模板：
如何通过邮件汇报工作进度
平时工作中，我倡导尽可能用电子邮件更新最新进度，这样可以帮你节省大约20%的会议时间——避免开会时，本来是想找问题解决方案，最后却变成跟资深领导汇报最新工作情况。
如果同时有多位资深领导者或老板参与其中，你更需要这么做。
以下是我觉得一封电子邮件应有的样子。
首先，一开头我会交代整体最新进度，然后是内容的进度更新，然后是客户交流（或是与消费者交流）的反馈以及团队进度。