文秘商务接待礼仪怎么写?( 三 )
对来访者,接待人员要起身握手相迎,对上级、长者、客户来访,应起身上前迎候 。对于同事、员工、除第一次见面外,可以不起身 。如果来访者是预先约定好的重要客人,则应根据来访者的地位、身份等确定相应的接待规格和程序 。在办公室接待一般的来访者,谈话时应注意少说多听,最好不要隔着办公桌和来人说话 。对来访者反映的问题,要作简短的记录 。如果自己有事暂不能接待来访者,应安排秘书或其他人员接待客人,切不可冷落了来访者 。应尽量让来访者把话说完,认真倾听他的叙述 。对来访者的意见和观点不要轻率表态,应思考后再作答复 。对一时不能作答的,要约定一个时间再联系 。商务礼仪培训中要求,正在接待来访者时,有电话打来或有新的来访者,应尽量让秘书或别人接待,以避免接待被中断 。如果要结束接待,可以婉言提出借口,比如“实在对不起,我还要参加一个会 。这次就先谈到这儿吧”等,也可用起身的身体语言告诉对方就此结束谈话 。
3.内宾接待
首先要清楚客人的身份、人数、来意和大致停留时间,还要清楚到达时间及所乘交通工具的情况,安排有关人员和车辆前往接站,并安排食宿 。来宾下车后,接站人员要热情迎上前,并致简短的欢迎词,然后请客人上车 。客人住下后,要和客人根据其具体来访意图商议安排好活动日程 。同时,还要根据单位领导的意见通知有关领导人来宾馆或饭店看望客人 。服务礼仪培训中要求接待人员要事先安排好会见场所和陪同人员,并向该领导人介绍客人的情况 。在客人访问期间,可以适当安排游览当地风景点的活动 。
4.外宾的接待
接待外宾,要事先了解清楚客人的身份(包括职务、年龄、抵达时间、所在国的宗教信仰等),然后派出和外宾身份相当的人员前往指定地点迎接 。
见面后,翻译要先向对方介绍我方主要人员的姓名、职务 。然后与对方行握手礼 。握手时主人应先向客人伸手,轻握对方的手,双目注视对方,面带微笑 。和外宾会见,应该至少提前半天预约,不要“给对方一个惊喜” 。约见时间定好后,尽量不要改变 。如有特殊情况而无法参加,可以在征得外宾同意的前提下,由身份较低的人出面会谈 。
会见时,外宾居右,我方人员居左 。第一主宾在我方主谈人员右侧第一个位置,第二主宾在第一主宾的右侧,其他陪同人员就可随便就坐 。翻译人员一般安排在我方主谈人的右侧,也可在其后面 。商务礼仪培训中说明,会谈时如果要用长桌,以门口方向为准,面朝门的一面为上方,背门的一方是下方 。让外宾坐在上方 。我方主谈人和主宾分别坐在自己一方的中间 。谈话时要注意态度和蔼、自然大方 。说话声音要适中,不要用过多的手势 。要注意倾听对方发言,不要左顾右盼,或随时打断对方谈话 。不能在会谈过程中打哈欠、看表等 。谈话内容应事先准备充分,确定好谈话范围,不要随便答复自己不知道的事情,或者自己没把握、未经领导批准的问题 。注意不要谈论对方年龄、收入等私事 。对于对方没听明白的问题,应通过翻译解释清楚 。
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