监理工作能否顺利开展 ， 与监理资料员的工作与能力关系很大 。监理资料员必须注意到整个工程的方方面面 ， 从工程实体到材料使用 ， 都要严格控制 。在日常工作中 ， 必须配合整个监理组工作 ， 必须负责监理资料的收集、汇总及整理 ， 通过对资料的复核、检查资料是否符合规范要求 ， 发现问题及时协助监理工程师督促有关单位进行整改 ， 通过资料的整理 ， 参与监理月报的编写 。通过现场的巡视 ， 及时发现工程中存在的各种问题、隐患 ， 并记录下来 ， 协助现场监理督促整改 。作为监理资料员也需全面分析工程的情况 ， 并定期向总监理工程师报告工程实施情况 ， 对工程中存在的重大问题及时汇报和请示总监理工程师 ， 使问题尽快得到解决 。
作为监理资料员 ， 对资料的收集、整理工作是首要任务 。首先 ， 必须明确资料收集的范围 。在开工初期 ， 必须督促施工单位报审其施工人员资质、设备检定报告、施工组织设计、开工报审等等 ， 及时交总监理工程师审核确认 ， 之后整理汇集 。
随着工程施工的逐步进展 ， 从由建设单位提出的工程变更、技术核定等到由施工单位上报的工程报验、材料报审、各种材料的准用证及检测报告等 ， 都应及时收集、整理 。对施工单位报审的资料 ， 经过监理工程师审核签字 ， 作为资料员也应该认真检查其内容是否符合相关的要求 。材料进场时应做好见证取样登记台帐、材料进出场台帐的工作 ， 准确核对质保资料与实物是否相符 ， 有无违反有关规定的材料 。对于各方往来的文件做好收发文登记 ， 对工程变更、技术核定等涉及工程施工的资料 ， 还必须及时传递给每一位相关的监理人员 ， 使他们及时了解工程的变更 。在工程施工过程中 ， 这样那样的问题出现是难以避免的 ， 此时 ， 就要协助现场监理工程师做好监理工作联系单、监理工程师通知单的工作 。随着工程主体结构临近竣工 ， 各种分包工作随之进入 ， 如塑钢门窗、外墙涂料、屋面防水、油漆等装饰工程 ， 这时除了继续督促施工单位搞好工程报验、材料报验的工作 ， 还要督促总包方对分包单位的相关资料的报审 ， 包括审核分包单位资质、人员岗位证书、材料的质保资料等 。在工程施工过程中 ， 监理资料员要负责对每次的工程例会做好记录 ， 以便归档 。资料日渐增多 ， 还应该按监理单位的档案管理要求对工程资料进行编号归档 ， 通过分门别类的归档 ， 使人一目了然 。

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