第二步：做到正规，注重细节为什么要正规和注重细节?对外贸易与其他的贸易不同，因为地理、文化背景等方面的不同，它需要操作人员使用一套已经被广泛接受并沿用的系统 。它就是我们在书本上学习到的那些知识和规范 。从沟通的细节中客户会看到你的工作态度，工作是否严谨及是否可以信任 。如何正规和注重细节?从业务人员来说，所有与客户有接触的文件都必须符合国际惯例 。它们都有其固定的格式和规范 。所以尽量使用正规的商务信函，正规的合同格式，正规的样品发票等文件 。在实际操作中从以下几方面做到：
1、对客户的回复使用正规商务信函格式 。
2、在每一封信函中正确使用签名格式
3、努力提高英语写作水平 。使用正确、简洁的语言 。
4、使用常用的字体及字号 。公司如有规定，使用公司规定的字体，字号及颜色 。
5、不使用非正规缩写 。如：asap、
6、规范使用英文大小写 。不使用全部大写，以方便客户阅读
7、尊重客户，使用礼貌用语 。勿出现商务忌讳用语或太粗俗语言 。
第三步：熟悉产品一个连产品都不熟悉的业务人员，能将产品推销给客户吗?会赢得客户的信任吗?从以下方面来熟悉产品：
1、多到生产车间和样品制作部去，或者多与工厂负责人沟通并将得来的资料进行比较 。一方面可以了解生产工艺，另一方面可以全面了解产品相关知识 。
2、如果你是接手以前业务人员手上的工作，整理以前与客户沟通过的信函，会让你了解许多有关产品方面的知识 。
3、不懂一定要问 。因为客户既然敢下订单，说明他对产品还是有一定了解的，甚至说非常了解 。而你要做的就是比他更专业，因为你要卖你的产品给他 。把客户当傻瓜是最不明智之举 。
4、如果还有其他业务人员，创造机会让你们成为朋友 。如果他愿意帮你，你可以省很多时间和精力 。
5、做个有心人 。将在日常订单跟进过程中的产品相关知识整理成文档并默记在心中 。公司产品知识见皮革文具及皮革制品参数标准 。
第四步：对手头的信函进行统计及汇总，并将其几类：
1、建立业务关系函件这样的信函主要内容是介绍公司的情况，表达建立业务关系的意向及客户经营范围 。回复方式：感谢客户对公司的关注，简单介绍公司的服务，体现公司实力，引导客户尝试公司提供的服务 。
2、产品大类的询价函件此类信函客户意向比较明显—他需要什么类别的产品，作途是什么等 。这时，有针对性的推荐一些产品给客户并配合客户了解更全面的产品 。主要以体现企业在这些产品上及服务上的专业为中心 。因为要推荐产品，所以必不可少的会涉及到产品图片 。什么样的产品图片是最合适的呢?

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