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施工资料是工程施工过程的详细记录，施工资料的管理是施工质量管理的一个重要组成部分。因此，工程施工资料是工程施工质量的重要体现。国家对工程资料档案的管理越来越规范，各级都有关于档案管理的相关规定。因此，我们要充分认识在做好施工资料质量管理方面所承担的法律责任、道德责任，用心、用力搞好工程资料的收集、整理，在绝对质量上实现确保合格，力争优良。
一、工程资料的实时跟踪
内业资料对于施工过程有着实时跟踪的作用，所以必须要及时收集才能有效的了解工程的进展情况。工程内业资料是贯穿施工过程的真实记录，从外观面貌到内在质量，这些都是接受检验的内容，同时应提交的是工程相对应的内业资料，也就是书面的施工记录，内业资料将成为现场情况的一种现象。工程技术交底、工程材料检验报告，测量原始记录、试验资料、施工日志等资料的收集是一项牵涉面广，持续时间长的工作。根据现行的档案编制规定，内业资料中还应包括影像资料，这些照片应反映开工前的地形地貌，施工中的隐蔽工作，各部分的节点工作以及竣工和移交时的现场面貌，是内业文字资料的有效补充。所以工程资料收集整理只靠资料员个人的努力是不能把这项工程完成的，更需要各部门的配合。
二、确保内业资料的真实性和准确性
工程资料员要做好工程的分类，要做到工程资料的真是真实可性。施工资料中，试验报告、隐蔽工程检查记录、验收批表格，都可以作为工程量签证单的辅助证明材料。在填写和收集这部分资料时，应把工程量都标注清楚，各方人员签字时不宜出现代签的现象以免失去资料的真实性和有效性。例如我们工程中所用材料种类繁多，要把好材料质量关，这就为整个工程质量奠定了一个坚实的基础，各种材料进场所提供的产品合格证，检验报告等证明文件是进入施工现场时所必备的程序，因此此类资料的可追溯性尤为重要，另外我们在资料整理时还应注意做好验收资料的完整不得缺项和漏项。
三、强化沟通、提高质量
内业管理的所有资料都是外业成绩的体现，所以说内业和外业的沟通也是十分重要的。内业统计整理工作的数据都是来源于工程一线，外业数据资料的及时，准确是内业资料真实完整的基础。因此提高内业资料的质量，首要的就是内业与外业的沟通交流，及时对资料的准确性进行核对，这样才能保证工程进行中的进展情况以及在工程完工后能够留有完整质量记录，为工程评优打好基础。
四、做好资料的日常管理
日常的资料管理工作的好坏，对资料的最后整编和归档有着非常大的影响。例如技术资料的收集、分类、整理等竣工文件移交前技术资料的管理工作。做好平时的工作，保证基础资料的规范，系统、完整，组卷时可以减少工作量。日常资料中要注意的事项很多，例如施工设计变更和图纸会审加强管理，做好台帐。