一、高速公路工程合同文件档案管理的缺陷
(一)缺乏专业素质高的合同文件档案管理人才
高速公路的合同文件档案管理工作必须具备较强的专业性与技术性,要有档案管理专业的知识和管理经验,又要有熟悉公路桥梁建设的基本知识,近年来,随着高速公路工程建设的不断开展,业务市场竞争十分激烈 。为了促使我国高速公路工程合同文件管理的得到有序进行,需具备专业素质高、管理经验丰富、资历雄厚的档案管理人员 。然而,在目前的高速公路工程建设中,仍然比较缺乏合同文件专业档案管理人才 。多数合同文件档案管理的人员素质不高,缺少较强的工作责任心,甚至不了解合同文件档案的收集、整理及归档工作等,导致高速公路工程的合同文件档案管理水平不高,加上多数档案管理的人员主要是兼职人员,经常会有轮流上岗的情况发生,是造成整个项目工程合同文件档案管理较为不规范关键,因此,培养合同文件档案管理的队伍是在必行,提高合同文件管理人才的素质是当务之急 。
(二)合同文件档案管理的意识不强
在我国加快高速公路的工程建设的进程中,各承包业务的施工单位竞争十分激烈 。部分承包单位为赢得整个工程项目的代理权,不惜和业主签下不规范的合同,这为往后的合同文件管理留下隐患 。再有多数承包商在履行合同期间,往往违规办事,根本没有按照合同文件要求执行,甚至在出现利益纠纷时,完全抛开合同文件内容,而是通过关系、各种手段等形式处理工程中的疑难事情 。由于大部分建设工程单位尚未设置专门的合同文件档案管理部门,以致缺乏有效规范的操作流程及管理体系,进而无法及时跟踪与监督整个工程项目的合同文件档案动态 。
(三)不规范的合同文件档案
在高速公路的工程施工中,由于各个参建单位签订的合同条款种类繁多,通常有效的合同文件,是乙方承包商依照样本拟定合同条款之后经过甲方业主认同,双方才签字的 。但往往在合同拟定时,承包商与业主双方没有认真分析合同文本,或者对某些条款理解错误,对合同的风险评估不够等,致使最终的合同款项和实际的招投标文本中的相关款项相差甚远,最终导致合同无法很好的履行,产生较多的合同纠纷事件 。要求合同文件书写要规范、表格填写要一致、单位印章要清晰、形成合同时间要统一,否则,不符合要的合同文件档案部门应该给予指正和整改后才能接收,针对上述存在的问题,我们必须尽早采取有效可行的改进措施,才能逐步确保规范高速公路建设的合同文件档案管理工作,从而也才能促使整个项目工程的有序进行,避免不必要的合同纠纷 。
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