秘书工作中的接待礼仪知识如何写?

秘书工作中的接待礼仪知识
一、 接待前的准备工作
(一) 接待环境布置
1、环境布置
接待环境应该清洁、整齐、明亮、美观,没有异味 。前台或会客室可摆放花束、绿色植物,表现出“欢迎您”的气氛,会使对方产生好感 。办公桌上的文件、文具、电话等物要各归其位、摆放整齐 。不常用的东西和私人物品,应该放在抽屉里固定的地方,以便用时马上能找到 。
2、办公用品准备
(1)前厅 。
应为客人准备座椅,让客人站着等候是不恭敬的 。座椅样式应该线条简洁、色彩明快 。还应配有茶几 。
(2)会客室 。
桌椅应摆放整齐,桌面保持清洁没有水渍、污渍 。墙上可挂与环境协调的画 。挂公司领导或国家领导的合影,或某次成功的大型公关活动的照片,可提高公司的可行度 。桌上可放介绍公司情况的资料 。另外,茶具、茶叶、饮料要准备齐全 。接待一般客人可用一次性纸杯,接待重要客人还是用正规茶具为好 。会客室应具良好照明及空调设备 。要配备一部电话,复印机、传真机等即便不放在会客室内,也不要离得太远 。
客人走后,要及时清理会客室,清洗茶具、烟灰缸,换空气,然后关好门 。否则,会使下一批客人感到不受重视 。
(二) 前台值班
在前台值班室,当没有客人时,秘书应做好:
1、布置接待室
2、了解上次活动安排
3、填写公司职员出入登记表
4、填写客人预约登记簿
二、 接待的基本礼仪
(一)接待客人的基本礼仪
秘书接待客人时应该注意以下几点:
1、无论接待什么样的客人,都需做到公平和礼貌,应按先来后到的原则接待每一个客人 。
2、无论接待什么样的客人,都要和颜悦色、千万不能皱眉头 。
3、接待客人时态度要郑重,但说话要留有余地 。
4、对于有预约的客人要迅速转达他的要求,不让客人等候 。
5、为避免出错,对于客人说的一些重要事项要确认一遍 。
6、尽快记住客人的相貌和姓名,了解他们与本公司的关系 。
7、要请客人填写接待登记簿 。
8、上司没确认要见的客人,就不要让他进去 。
9、在不了解对方身份时,若对方问到上司在不在甚至上司的整个工作日程安排,则不要直接回答在不在,而应尽可能地从对方那里了解一些有用信息 。
10、陌生客人来访时,一定要注意听清有关他的姓名、所在公司等基本情况的介绍;根据情况的不同,对来客的意图和目的要打听清楚,但在打听时不失礼仪 。
(二)介绍的礼仪
在作介绍的过程中,介绍者与被介绍者的.态度要热情得体、举止大方,在整个介绍过程应面带微笑 。一般情况下,介绍时,双方应当保持站立姿势,相互热情应答 。