11.2：邮件一份装车资料给工厂 ， 列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话 。
11.3：要求工厂在货柜离开工厂后尽快回传一份装货通知给业务部 ， 列明货柜离厂时间、实际装货数量等 ， 并记装箱号码和封条号码作为提单补料 。要求工厂装柜前、中、后 ， 拍详细照片 ， 发给客人确认 。
12报关
现在都是无纸化报关 ， 在中国电子口岸发起无纸化报关 。大多数企业没有自理报关资质 ， 需要委托报关 ， 在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行 ， 委托出口报关及做商检通关换单 。通常要给报关留出两天时间（船截关前） 。委托报关时 ， 应提供一份装柜资料 ， 内容包括所装货物及数量 ， 口岸 ， 船公司 ， 定仓号 ， 柜号 ， 船开截关时间 ， 拖车公司 ， 柜型及数量 ， 本公司的联系人和电话等 。
13获得运输文件
13.1：根据截补料时间（一般最迟在开船后两天内） ， 将提单补料传给船运公司或货运代理 。补料要按找L/C或客人的要求来做 ， 并给出正确的货物数量 ， 以及一些特殊要求等 ， 包括要求船公司随同提单出的船证明等 。
13.2：督促船公司尽快出提单样板及运费账单 。仔细核对样本无误后 ， 向船公司书面确认提单 。如果提单需客人确认的 ， 要先传提单样板给客人 ， 得到确认后再要求船公司出正本 。
13.3：及时支付运杂费 ， 付款后通知船公司及时取得提单等运输文件 。支付运费后留水单备案 。
14准备其他文件
14.1：商业发票：L/C 要求提供的文件中 ， 对商业发票要求最严格 。发票的日期要确定在开证日之后 ， 交货期之前 。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同 ， 小写和大写金额都要正确无误 。L/C上对发票的条款应显示出来 ， 要显示唛头 。如果发票需办理对方大使馆认证 ， 一般要提前20天办理 。
14.2：FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办 。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前 ， 在发票日期之后 。未能在发货之前办理的 ， 要办理后发证书 ， 需提供报关单 ， 提单等文件 。经香港转运的货物 ， FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签 ， 证明未在港对货物进行再加工 。
14.3：一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理 ， 要求低一些 。可在发货之后不太长的时间内补办 。如果原产地证书要办理大使馆加签 ， 也和发票一样要提前20天办理 。
14.4：装运通知：一般是要求在开船后几天之内 ， 要通知客人发货的细节 ， 包括船名 ， 航班次 ， 开船日 ， 预计抵港日 ， 货物及数量 ， 金额 ， 包装件数 ， 唛头 ， 目的港代理人等 。有时L/C要求提供发送证明 ， 如传真报告书 ， 发函底单等 ， 注意按客人要求的时间内办理 。
14.5：装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况 。要显示每箱内装的数量 ， 每箱的毛重 ， 净重 ， 外箱尺寸 。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符 。要显示唛头和箱号 ， 以便于客人查找 。装箱单的重量 ， 体积要于提单相符 。




15交单
15.1：采用L/C收汇的 ， 应在规定的交单时间内 ， 备齐全部单证 ， 并严格审单 ， 确保没有错误 ， 才交议付行议付 。
15.2：采用后T/T百思特网收汇的 ， 在取得提单后马上传真提单给客人付款 ， 确认受到余款后再将提单正本及其他文件发给客人 。
15.3：如果前T/T收汇的 ， 要求收全款才能做柜的 ， 要等收款后再安排拖柜 。拿到提单后可立即发正本提单给客人 。
16业务登记
每单出口业务在完成后要及时做登记 ， 包括电脑登记及书面登记 ， 便于以后查询 ， 统计等 。
17文件存档
所有的文件百思特网、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用

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