（5）应至少一个月备份一次数据，以防数据丢失 。
（6）外来软盘不得在有会计软件的机器上运行，以防感染病毒 。
3、机房管理制度：
（1）未经许可的无关人员不得随意使用财会专用机 。严禁在机器上玩游戏 。
（2）不得带电拔插头，以免损坏机器、设备 。
（3）严禁使用外来软盘，必要时要先杀毒后再使用 。
（4）严格按顺序开启机器，长时间离开应关闭机器，下班必须关闭电源 。
（5）应保持计算机清洁 。
（6）计算机出现故障，应由专人维修，未经许可不得擅自拆开 。
4、有严格的硬件、软件维护制度：
若硬件出现故障，应及时通知销售商派人维护，切勿自己拆开 。
软件维护包括：
（1）对会计软件的日常维护，包括：科目的升级、常见错误排除、数据恢复、调整打印机参数等 。
（2）维护人员不得擅自改变原有软件的程序 。
（3）财会人员因正常操作失误而引起的错误，应由财会人员改正，不得由维护人员通过维护修改，如打开凭证库、帐簿库等文件进行修改 。
（4）加强对硬件、软件的维护，是提高效率的关键 。
5、有会计档案管理制度：
会计电算化的档案管理，大部分内容同手工一样，应特别加强以下方面的管理：
（1）会计电算化软件的文档资料的保存 。
（2）定期备份核算数据软件的保管 。
（3）帐簿中的日记帐、银行帐每天打印，帐页打印输出装订成册；总帐每月打印，年终装订成册 。
（4）全年会计年度结束，备份两份完整软盘分别保存 。
（5）所有会计档案必须造册登记，以备查用 。

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