6采购部应将各个供应商每次送货及采购经办人发回货物的详细情况准确的登记在供应商资料卡内（见附表三），以便对供应商的资信情况跟踪考核 。
（二）、入库
1、采购经办人采购的材料，原则上由仓库管理员签收 。仓库管理人员填制收货单一式三份（见附表四）采购经办人确认后签字，财务、仓库、采购部各一份 。
2、由供应商送交的材料，检验合格后凭送货清单、检验报告办理入库手续 。仓库管理人员填制收货单一式四份，供应商确认后签字，财务、仓库、供应商、采购部各一份 。财务材料记帐员凭收货单登记入帐 。
3、由天域酒店调入的材料，凭天域酒店出库单或调拨单，经仓库管理员核实数量和规格，并填制收货单一式三份，经办人签字后收货 。收货单财务、仓库、天域酒店各一份 。
4、供应商委托货运公司托运的材料，采购经办人应及时通知仓库管理员，由仓库管理员接收 。并办理收货手续一式四份，仓库、财务、货运公司、采购部各一份 。
5、特殊情况经公司领导同意未办理入库手续，而直接进入施工单位的材料，仓库管理员必须按规定办理出库手续并在两日内补办入库手续 。
6、仓库管理员在到货当日下班之前提交一份日来料清单（附表五），并送至工程部，以便工程部对施工单位用料计划的签批 。
三、出库
1、各施工单位根据各自的施工计划安排，开制用料申请单一份（见附表六），工程部专业工程师以《甲供材料、设备明细表》为依据，核实出库量后签字，报仓库管理员备料 。
2、仓库管理员凭核签后的用料申请单准备材料，于施工单位用料前将材料备妥，置于发货区，并填制一式三联领料单（见附表七），施工单位核实材料数量、规格与核签后的'用料申请单相符后签字领货 。领料单仓库、财务材料记帐员、施工单位各一份 。
3、施工单位的退料，用“红字”填开领料单一式四份，施工单位签字 。仓库、财务材料记帐员、工程部预算员、施工单位各一份 。
4、对于损耗量大的材料如木地板、大理石、墙砖、地砖等仓库管理员要严格按照各工程师确认的数量进行发放 。
5、仓库应按施工单位建立各施工单位领（退）料的数量、金额帐，由财务材料记帐员每日将施工单位领（退）料的详细情况准确记录材料帐，并结出每日材料结存的数量、金额 。
6、仓库管理员在备料的过程中，发现未到货的材料时，应立即通知工程部及采购经办人，由采购经办人负责催货 。待材料到货后，立即通知各个施工单位领料，同时办理出入库手续 。
四、盘点与收、发、存汇总
1、日盘点：对于流通快、价值低的材料，仓库管理员应每日对其进行一次小盘点 。

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