行政文秘工作者必须掌握的知识如何写?
行政文秘工作者必须掌握的知识
一、红头文件的制作及标准
1、进行页面设置
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3 。7厘米 下:3 。5厘米 左:2 。8厘米 右:2 。6厘米 。选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√” 。选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行 。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准 。
2、插入页号
选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧” 。然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为全角的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置 。双击页码,在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字 。
3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“┼”,在Word 2000版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在这里来设置红头的属性 。
选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜色” 。选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15 。5cm” 。注:用户可根据实际情况调节尺寸 。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐: “绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“2 。5cm”——平行文标准,“8 。0cm”——上行文标准,注:用户可根据实际情况调节尺寸 。然后单击“确定” 。
选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“0cm”,单击“确定”完成 。文本框属性全部设置完成,单击“确定”按钮 。选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设置成“小标宋简体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号,但要尽量充满该文本框,这样,宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成 。
4、红线制作
首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘上的Shift键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格式”,红线的属性在这里进行设置 。选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“2 。25磅” 。选择“大小”附签,“宽度”设置为“15 。5cm” 。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”,垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“7cm” ——平行文标准,“13 。5cm”——上行文标准,注:用户可根据实际情况进行调节 。单击确定 。
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