行政文秘工作者必须掌握的知识如何写?( 二 )
5、文号制作
平行文文号:文号——三号仿宋、居中显示 。
上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离 。
注:文号一定要使用六角符号 。六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可 。
6、主题词制作
选择“表格”——“插入”——“表格”,选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,其它线取消,在表格中填写具体内容:主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋 。
7、保存成模板文件
单击“文件”——“保存”,“保存类型”:选择“文档模板(* 。dot)”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”:模板所在路径(一般不做,默认即可) 。至此,模板制作完成 。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版 。要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是:选择“文件”——“打开”,找到相应的模板路径,若模板保存时按系统默认设置的,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改 。
二、公文正文排版
1 。依据模板建立新公文:选择“文件”——“新建”——“常用”附签,选中所需模板,单击确定,调出模板 。
2 。制作公文正文内容:正文内容根据用户的实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:
标 题——二号小标宋字体,居中显示; 主送机关——三号仿宋字体,顶格,冒号使用全角方式;
正 文——三号仿宋字体;
成文日期——三号仿宋字体,右空四个字的距离,“○”和六角符号的输入方法一致,不能使用“字母O”或“数字0”代替 。
文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整 。最后,将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好 。
三、用Word制作电子公章
1、图章轮廓
选择“插入→图片→自选图形”,在“绘图”工具栏中选择椭圆,按下Sfift键在文档中拖出一个圆,设置为“无填充色”,线条宽度为2磅,颜色为红色,“叠放次序”为“最底层” 。
2、编辑文字
在文档中插入艺术字,选择环形艺术字,输入内容后设置字体、字号,然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形,并放在已经画好的圆内,可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的`位置 。并把艺术字设置成红色 。
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