材料采购制度|食堂原材料采购制度( 二 )

3．若因人为原因造成工作失误，由相关人员承担相应的责任。
第3章采购作业管理
第8条采购部接到物料请购单后完成以下作业。
1．进行审核，对越权审批的物料请购单直接退回请购部门。
2．收集所请购物料的仓储资料。
第9条采购部的人员根据物料请购单与仓储数量等资料计算最经济的物料采购数量等，并根据确定的采购数量、采购对象、采购方式、采购时间等编制采购计划，报财务部审核，物控总监审批。
第10条采购预算的编制。
1．采购人员根据物料采购计划选用合适的方法编制采购预算。
2．编制的采购预算必须在考虑工厂的销售计划与资金支付能力的基础上对采购预算进行平衡。
3．编制好的采购预算必须得到财务部的审核通过。
第11条供应商的选取。
1．应从工厂的供应商名单中选取合适的供应商。
2．若供应商名单中无合适供应商，则由采购人员走访市场进行询价，选择不少于三家正当供应商。
3．组织由质检部、财务部、技术部等相关部门对供应商进行审查，将审查合格的供应商记录在工厂供应商名单中。
第12条采购方式的选择。
1．工厂所采购的物料总金额超过100 000元时，必须采用竞标的方式进行采购。
2．工厂采购除选用规定的直接采购、间接采购等方法外，还应根据物料的特性与需求量，采用以下方式进行采购。
（1）集中采购。具有共同性的物料，集中采购可降低费用时，采购部应根据请购需求定期进行采购。
（2）长期采购。凡经常使用且用量比较大的物料，采购部应联合其他部门对供应商进行考核，考核通过后与供应商签订长期供货协议。
第13条与供应商谈判。
与供应商谈判的原则和流程如下表所示。
与供应商谈判的原则和流程表
与供应商谈判的原则
与供应商谈判的流程
合作原则
与供应商联系
认同原则
与供应商谈判
平等原则
与供应商讨价还价
互惠互利原则
与供应商达成协议
坚持客观标准原则
签订合同
第14条采购合同由采购部人员在法律顾问的指导下拟定，须由财务部进行审核，根据职权范围交由物控总监或总经理审批，相关人员就合同中的条款提出建议或意见，采购部人员据此修订合同并与供应商协商。
1．合同总金额在300 000元以下时，经财务部审核后，交由物控总监签订采购合同。
2．合同总金额在300 000元以上时，经财务部审核后，交由总经理签订采购合同。
第4章采购作业控制
第15条采购人员根据采购合同的约定向供应商发出订货单后，必须对订货单进行跟踪。
第16条采购人员按照采购的先后顺序将物料订货单编辑成册，并结合采购进度计划制订每日的跟催计划，防止出现延期供货的情况，影响生产的进度。
第17条采购人员未能按采购进度采购时，填写采购进度异常报告单，注明异常的原因及预计完成日期，经采购部经理审核后转送请购部门，根据请购部门的意见拟定对策进行处理。
第18条采购的物料到达工厂后，采购人员应办理相应的接收手续，并配合相关部门对采购的物料进行验收。
1．物料验收合格，即物料规格、质量等符合合同要求，则由采购部办理货款支付。
2．物料验收不合格，则按合同约定方式办理。
第19条货款的支付。
1．采购部将质检部、仓储部签字盖章的物料验收单与物料进库单收集整理后，交财务部进行核算、付款。
2．若采购来的物料数量有缺失，则按照实际数量付款。
第20条采购部将本次采购的所有相关资料进行整理存档。
第5章紧急请购管理
第21条紧急请购定义。
紧急请购是指公司在生产经营紧急的情况下，来不及纳入正常请购计划而必须立即进行物资采购的行为。
第22条当出现以下六种情形之一时，公司需进行紧急请购。
1．生产部即将停工待料。
2．事故紧急抢险。
3．市场出现急剧变化。
4．公司临时决定变更产品工艺。
5．影响公司生产和经营的其他情况。
第23条公司紧急请购实施分为一般紧急请购实施和特殊紧急请购实施，具体实施步骤参考公司“紧急请购实施方案” 。
第6章附则
第24条本制度由采购部制定，其解释权、修改权归采购部所有。
第25条本制度经总经理办公会议审议后，自下发之日起执行。