材料采购制度|食堂原材料采购制度( 四 )

二、适用范围
本方案适用于本工厂所有需要的生产原材料、辅助材料及零配件等物料的紧急请购。
三、部门职责
1．生产部经理根据实际生产情况，对生产用料提出紧急请购申请。
2．仓储部负责根据库存量向采购部提供短缺物料存货信息。
3．采购部的具体职责如下所示。
（1）采购部根据仓储部物料库存信息、过往物料需求状况以及市场现状，对由市场等其他原因导致的紧急请购提出紧急请购申请。
（2）采购部对已审批的紧急请购，迅速组织购买，并尽快向相关部门提供紧急请购的物料。
四、紧急请购发生原因
紧急请购发生的原因如下表所示。
紧急请购原因一览表
原因
相关说明
生产计划不当
1．销售预测发生偏差，追加销售数量或插入紧急订单时，原材料没有足够库存
2．制定生产计划时，只依据外售数量安排物料需求量，忽略自用数量

存货管制失误
1．实际库存数量少于账上数量，领用时才发现短料
2．库存物料品质不符合要求，无法使用

请购时间拖延
1．物控系统或人员失误，未及时开出物料请购单，库存耗尽才发现
2．预算不足或请购规格无法确认，磋商或拖延太长时间

采购时机延误
1．供应商未依约交货，需紧急转向其他来源采购
2．由于市场原因，物料来源渐趋短缺，需紧急增加请购数量，以备不时之需

3．采购人员与供应商议价耗时过长，致使后继环节时间不足

五、紧急请购实施的条件
出现以下情况时可以实施紧急请购。
1．目前生产急需，且如果按正常请购程序请购，将不能及时满足生产所需。
2．市场短期内会有大的变化，并直接导致物料价格大幅上涨。
3．由于特殊原因，可以预测短期内某项物料需求会大幅上涨，而库存不够，但按正常请购程序请购会延误时机。
六、紧急请购实施步骤
（一）一般紧急请购实施步骤
1．相关部门填写“物料请购单”，在说明栏内标注紧急请购的原因，加盖紧急请购章，提出紧急请购申请。
2．报总经理审批后送交采购部。
3．采购部设专员办理。
4．采购专员根据从速从优原则购买所需物料。
（二）特殊情况的紧急请购实施步骤
特殊情况可由总经理通过电话、传真、邮件等形式通知采购部先行办理采购事宜，但相关部门必须在三个工作日内补齐相关手续，其具体步骤如下所示。
1．相关部门经理通过电话、传真、邮件等形式上报总经理。
2．总经理通过电话、传真、邮件等形式通知采购部经理。
3．采购部经理指定专员迅速安排购买事宜。
4．相关部门补填“物料请购单”，在说明栏内标注紧急请购原因，并注明是特殊情况下的紧急请购，加盖紧急请购章，送交总经理审批。
5．总经理审批后送交采购部。
七、紧急请购应对策略
（一）针对市场变化
关注市场变化，及时把握采购时机。
（二）针对供应商管理
1．供货渠道多元化，拥有不少于两家供应商。
2．定期关注物料供应市场，储备至少五家供应商信息。
3．及时掌握约定供应商的状况，做好供应商评估，选择恰当的供货渠道，确保供应商交货时机。
（三）针对本工厂物料管理
1．跟踪订货单，做好物料跟踪，及时掌握物料信息。
2．做好存货管理、生产计划等，及时掌握本工厂物料需求及库存状况。
3．建立紧急请购绿色通道，使紧急请购申请能尽快审批和下达，尽可能争取充足的采购时间。