行政文秘常识怎么写?( 六 )


最后,要勇于实践,坚持多练习、多修改 。
写作是一种技能,技能的提高要靠实践 。实践出真知 。立足于多写多练,这是提高写作能力最有效的途径 。如果只读不写或少写,那就会眼高手低,所学到的确良知识,将无用武之地,写作水平也就止步不前 。天道酬勤,勤能补拙 。只有勤学若练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如,真正学到本领 。作为文秘人员,多写多练固然重要,但每次拟稿时,还要进行仔细的修改 。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节 。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律,也是写文章责任心强的一种表现 。文章频改,工夫自出 。事实上,多一次认真修改,就多一份写作的体验,就多一项具体的收获 。作为称职的秘书人员,要有高度的责任感,,养成修改文章的良好的良好习惯,虚心听取领导和同志们的意见,克服怕人挑“刺”的思想,对每一篇文章反复推敲,精思细改,这样写作能力才能迅速地提高 。
文秘必须掌握的电脑技巧
一、红头文件的制作及标准
1、进行页面设置
选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米 下:3.5厘米 左:2.8厘米 右:2.6厘米 。选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√” 。选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行 。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准 。
2、插入页号
选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧” 。然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为全角的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置 。双击页码,在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字 。
3、发文机关标识制作
选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“┼”,在Word 2000版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在这里来设置红头的属性 。
选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜色” 。选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm” 。注:用户可根据实际情况调节尺寸 。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐: “绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准,“8.0cm”——上行文标准,注:用户可根据实际情况调节尺寸 。然后单击“确定” 。