四、经签发的文件原稿送办公室存档 。
五、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送 。
六、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在三日内办理完毕，并将办理情景反馈至办公室 。三日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因 。
(三)办公室文印管理规定
一、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项 。
二、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见，送信息中心打樱各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打樱打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验 。
三、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误 。工作任务繁忙时，应加班完成 。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚 。
四、文件、传真等应及时发送给有关人员 。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的职责 。
五、严禁擅自为私人打印复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理 。
六、爱护设备，注意设备保养和维护，保证设备正常工作，坚持打印清洁 。
(四)办公用品购置领用规定
一、公司领导及未实行经济职责制考核部门所需的办公用品，由办公室填写《资金使用审批表》，报总经理审批后购置 。实行经济职责制考核的部门所需购置办公用品，到办公室领用，办理出入库手续，明确金额 。需购置的，由部门负责人填写《资金使用审批表》，报总经理审批后由办公室购置 。大额资金的使用，由总经理审核并报董事长批准后办理 。
二、办公用品购置后，须持总经理审批的《资金使用审批表》和购货发票、清单，到办理出入库手续 。未办理出入库手续的，财务部不予报销 。
三、各部门所用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报总经理审批后，由办公室统一印制 。
四、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用 。
五、所有员工要勤俭节俭，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用 。
(五)办公室库房管理制度
一、公司办公室库房主要用于存放各类办公用品，礼品和其它公用物品 。由办公室经理或其指定人员管理 。
二、对库房所有物品都要统一登记造册 。物品的入库由库管人员按发票上的数量、规格清点，登记造册，并由缴库人员签字 。
三、管理人员要坚持原则，秉公办事，严格掌握办公用品的发放范围，凡涉及物品的领出均由领用人签名 。
四、库房内礼品等贵重物品的领用，需经办公室经理同意，库管人员不得擅自动用库房内的任何物品 。

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