工作进行会发生困难，主要是两方面的原因，而这两大原因均是由主管所造成的：一是方向不明确，二是缺乏反馈互动 。
当您下达的命令不清楚、不明确、没有完成期限，下属就无法明白主管的期待与标准，在工作进行中，自然难以精确地、有效率地达成主管期望的目标 。即便员工会在方向与目标上侧重与掌握的程度有所偏离，或是在排定轻重缓急的优先次序环节上不够正确，只要在指示的过程中，让员工准确地清楚知道主管要的是什么，发生状况的比例就能得到有效的控制 。
当员工出错的时候，第一时间不是暴跳如雷地怪罪或指责，在没有得到完整全面的信息之前，千万不要轻下断语，片面认定发生的原因 。任何事情均有合理的解释，应当先以同理心与支持的态度，倾听发生事情的过程，进而探究发生的原因 。仔细了解员工的动机、采取的行为与产生的结果，并通过这个机会来找出错误的根源 。实际上，解决犯错的根源比解决问题的本身更为重要，并且有助于日后在明确工作指示方面，能够降低误解与模糊地带的产生 。
其次，一个优秀的问题解决专家必须能抓住对方的想法，认识到每一个人的个性均是不同的，越能设身处地与人相处，彼此就会有共通点，才能在沟通的过程中，掌握好反馈互动的技巧与员工行动上的修正尺度 。不仅如此，从观察下属的特质，按照个人的特性与长处赋予任务，这是订定工作目标的基础；让员工追求的目标与工作期望结合，也是主管与下属之间沟通互动的最终目的 。
与下属沟通不良的结果，常造成许多不必要的对立和冲突，导致基层不服，中层干部不敢负责，主管被所有大大小小的事情累死 。凡事事必躬亲的管理者，过于着重枝微末节，长期下来使员工工作态度僵化，人人抱持多做多错、少做少错的消极心态，形成了行政效率低落的不当现象 。
沟通的重点，是激发起员工的活力 。在工作进行中，员工期望主管能对他们所完成的部分作出肯定，提升自尊与强化信心，管理者除了要利用沟通互动的机会，让下属体验完成的喜悦与成就感之外，提供员工好的建议与努力的方向，也是提高其胜任能力的方式之一 。除了工资和成就感之外，下属还希望主管能够赞赏他所做的贡献 。适时地表达肯定与感激，是让员工深刻感受到主管对其工作表现的最佳反馈，同样地，员工做得不好，也期待主管能告诉他们错误的地方 。没有任何一个员工会忍受漠视工作表现的主管，一旦不满的情绪爆发，主管仍然要承受救火的恶果 。保持员工高度的工作热忱，是反馈沟通的重要任务，如果要避免员工一开始就误解了工作内容，而执行了错误的行动步骤，那么管理者绝对不能抛弃积极沟通的责任，这是弥补指令不够明确的唯一方法 。

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