商务接待方案8篇( 六 )

电话：xxxxxxxxxx
联系人：贾xx
(三)参加会议人员:总公司代表分公司各部门负责人
二、活动日程(见日程安排表)
三、工作分工
成立会议筹备领导小组
组长：贾xx
副组长：胡xx
领导小组下设办公室负责人xxx具体负责整个会议期间的各项工作。
成员单位：分公司人事部公关部
办公室下设材料组、会务组。
(一)材料组
负责人：韦xx
成员：秘书处有关人员
职责：
1.领导讲话、主持稿、论文集
2.代表报到、登记制定花名册、通讯录
3.会议须知、日程表
4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表
5.制做文件袋、配记事本、笔、相册
6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签
7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆
(二)会务组
负责人：欧xx
成员：总务处有关人员
职责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、
食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。
1.车辆
负责人：胡xx
(1)会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。行政处2台轿车主要用于会务。
(2)各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。
(3)车辆市内用油由各出车单位自行解决。
(4)联系各代表团铁路定票为代表自带车辆加油及送站工作。
2.接站
负责人：毛xx
1月1日各代表团报到当天对坐车来的代表派车在高速公路出口处迎接;对乘火车来的代表派车到车站迎接(由职责单位自制接站牌) 。
具体分工：负责人自行安排
3.纪念品
负责人：贾xx
(1)准备给白纪念品1份以表感谢。
4.住宿
负责人：贾xx
(1)住宿。会议代表统一住柳州饭店。总代表安排单独住一标准间其它代表2个人住一标准间各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。
(2)宴请。1日各代表团报到后在饭店举行欢迎晚宴拟请×座陪(摆牌) 。
(3)要求。会议用餐依签牌固定餐位一楼正厅悬挂欢迎横幅;会议室挂会标摆放鲜花代表座签等要体现隆重、端庄、整洁。
5.参观、娱乐活动
(1)游览。
职责人：麦xx
负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。
要求：游览长负责培训3男3女既6名随车导游(拟从秘书部内挑选) 。
(2)8月11日晚举办联欢晚会。
职责人：韦xx
负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手制定由各代
表团参与的演出计划。
6.宣传报道
职责人：麦xx
(1)负责会议摄、录像工作。
(2)派摄影、录像采访人员各1人全程跟踪服务(迎接、会议、游览) 。
(3)将代表的照片装入相册录像刻制光盘在代表返程前交到代表手中。