4、冲账时须提交的证据按各自业务性质参照相关费用执行 。
四、控制点
1、备用金用于以下事项：差旅费、生活水电、工伤医药费、单项不超过贰仟元的零星材料采购；其他特定用途，如押金、保证金等 。备用金专款专用，不得挪用 。
2、前账不清，后账不借 。对未及时冲账的借款人，不允许继续借支；如有特殊情景，必须书面报告还款或冲账计划，经财务与总经理批准后报执行董事特批方可借支 。
3、临时备用金使用完毕后立即清理，滚动备用金账户每月需清理一次，月末备用金余额退回公司，有必要的下月初重新办理手续，无必要的不再外借 。按“一事一清”原则请用备用金，不保留备用金余额，事毕后清理不得超过10个工作日，业务完成后及时冲账，余款即刻退还公司，禁止持款不退 。
4、财务部有权从工资中扣回备用金，并根据情节轻重给予通报批评 。
5、标准外的人员借用备用金需逐级审核，时间紧迫时可由总经理执行董事通知财务，事后须补签字 。
6、借用备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用 。
7、借支备用金必须写明款项的用途，报账冲销的资料要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报账冲销，不能挪做别的用途 。备用金金额与事由按照“先进先出法”原则配比 。
8、备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因可由借支人本部门的其他员工代为办理，须由借支人本人在备用金借款单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的职责由代办人负责 。
9、借款人调离、辞退或辞职时，必须立即归还借支的备用金，凡未归还备用金的，不得办理离职手续；财务人员发生岗位变动时，必须将所核算的借款人备用金情景予以核实并办理移交手续，不得私自转他人保管 。对逾期不按规定退回所持有备用金的，除强行从有关往来、抵押金、工资等款项扣回外，按银行同期贷款利率收取占用费，必要时经过诉讼索取权利 。
9、欠款单位或个人还款须经过银行转账划入公司账户或直接交回公司，严禁发生截留做备用金或其他舞弊行为 。一经发现全额追回款项外，给予当事人必须的行政及经济处罚，必要时诉诸法律 。
10、备用金应由专人保管，不能互相转借，财务部按“谁借款，谁清欠”的原则，只对在财务的直接借款人清欠 。
11、备用金账户一个月无业务发生的，收回备用金 。
12、财务须给冲账或还款的借款人出具证明或收据，保护员工的利益 。
13、禁止条款：禁止以备用金支付职工工资和奖金；禁止以备用金支付单项超过贰仟元的材料、设备及低值易耗品款购置费、运费；禁止以暂估 因发票未到等方式冲减个人借款，人为调控备用金余额；禁止挪用、套取备用金 。

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