3.本制度规定了备用金借用和报账手续及备用金的管理要求 。
4.备用金借款和报销手续
4.1工作人员需临时借用备用金时，先到财务部索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”，一式二联 。借款人按规定的格式资料填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，需经部门经理审批签字同意 。深圳区域之外的分公司，当地财务部汇总员工的借款单及制编各项备用金的申报表，附上原始凭证统一呈报给当地负责人审批签字同意 。最终全部借款单和申报表，由深圳财务部负责人签字批准后，方可到财务部办理借款手续 。深圳出纳审核签字后的“借款单”各项资料是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续 。
4.2专项借款人员在完成业务后应在三日内到财务部报销 。各分公司固定数额备用金用到三分之二时就要到财务部申报借款，比如行政和调度备用金是5000元，在用完3000元左右时就要报销 。填写好“报销单”上各项规定资料，并经主管经理审批后，再将“报销单”回到深圳财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续 。
4.3借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款 。
5.备用金的管理
5.1因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情景核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用
金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出 。
5.2财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理 。
5.3借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出最终一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知 。
5.4跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款 。
6.适用范围：集团内各分公司出纳及部门经理的备用金拨付及使用 。
7.备用金管理要求
7.1关于司机备用金，每位司机1000元人 。只限于支付汽车过走过桥、停车费用报销 。司机油费由公司财务部统一办理加油卡充值 。车辆保养需提前申请 必须在4S店进行保养 。司机报销部分仍由行政部签批后，经财务经理、内部审计审核后即能够安排支付 。分公司必须有分公司负责人签批后，方可进行报销并支付 。

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