1．备用金使用部门的经管人员必须设立备用金台账，做到专款专用，如有挪用和贪污，一经发现将严肃处理 。
2．备用金经管人员必须妥善保存采用备用金支付的发票、收据以及各种报销凭证，并在备用金台账中做好登记，记录相关费用支付明细 。
3．财务人员应不定期查阅部门“备用金”台账，每年至少一次，核对账款是否相符，如有短缺，无法查明原因的，由经管人员负责赔偿，最终构成核查报告 。
4．经管人员在调换工作部门或离职时，应到财务部办理归还备用金手续 。
5．备用金一般在年初借入，年末结清 。对无故拖延者，财务处发出最终一次催办通知后还不办理，财务处将从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知 。
五、财务处库存备用金管理
1.库存现金的开支范围
1职工工资、津贴、奖金等
2个人劳务报酬 。
3出差人员必须随身携带的差旅费 。
4教职工日常报销及学生退费等相关支出 。
5按规定需要支付现金的其他支出 。
2.库存现金限额
库存现金限额是指保留库存现金的最高数额 。根据学校规定，日常零星开支所需库存现金数额一般为3～5天的日常零星开支，限额一般不超过8万元，超过限额规定的现金应及时存入银行，在库存现金限额不足以保证日常零星开支时，应当核定后根据实际情景进行库存限额的调整 。
3.库存现金管理的其他规定
1不得挪用现金和不贴合财务手续的原始凭证 俗称“白条”抵库 。
2不得公款私存，将收入的现金存入个人储蓄账户 。
3不得私设小金库，一切现金收入都必须入账，不得保留账外现金 。
4不准私人借用公款，因特如情景，必须提出申请经领导审批后办理相关借款手续 。
5不准编造、谎报用途套取现金 。
6除出纳人员必须每一天下班前盘点库存现金外，上级领导还必须定期或不定期地进行现金盘点，并保留盘点记录，确保现金账面余额与实际库存现金余额相符 。
六、本制度经批准之日生效，财务处负责解释 。
备用金管理制度 六：
第一章：总则
第一条：为严格控制费用支出，加强费用管理，提高公司效益，本着合理、节俭的原则，根据公司财务管理制度的有关规定，制定本制度 。
第二条：本制度中所称费用是指差旅费、住宿费、市内交通费、业务招待费、通讯费、办公费及其他费用等 。
第三条：本制度适用对象为公司总经理及以下人员，总经理以上高层管理人员 仅限董事长费用按实报销，无出差补贴等 。
第二章：备用金借支程序
第四条：公司员工因公出差，为保证公司业务的合理需要，按审批权限批准后，可向财务部预借必须数额的备用金 。

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